ما هي فوائد معالجة الكلمات في الأعمال ؟

الحفاظ على الوثائق الهامة تحت القفل و المفتاح مع برامج معالجة النصوص الظاهري. شاشة الكمبيوتر مع صورة القفل من خلال التصاميم PATRIMONIO من Fotolia.com

احد الاختراع التي تلعب دورا كبيرا في العمليات التجارية هو معالج النصوص.في البداية بدأت في 1800s في شكل الآلة الكاتبة، برامج معالجة النصوص باستخدام الحاسوب اليوم لا وظيفة مجلس الوزراء ملف، آلة كاتبة، وقلم حبر جنبا إلى جنب.جنبا إلى جنب مع عدد لا يحصى من قدرات، وسهولة الاستخدام والقدرة على تحمل التكاليف تجعل من الاستثمار في الأعمال التجارية المعقول.

يجعل من الأسهل لإنشاء قوالب

  • في مكتب من المكاتب، وغالبا ما يشخص الوثائق الأكثر استخداما لتتناسب مع سيناريوهات الفردية.وعادة ما يتم ذلك عن طريق خلق قوالب باستخدام برنامج معالجة النصوص مثل MS Word أو الصفحات.

    القالب هو مستند تم إنشاؤه كنقطة انطلاق للمستندات المستقبلية.جنبا إلى جنب مع المرونة في إضافة وإزالة البيانات والقوالب توفر للمستخدمين القدرة على تحرير وطباعة عدة نسخ من الرسائل التجارية الهامة، مع كل المعلومات الأساسية المختلفة.

يجعل من الاسهل لحفظ وثائق تأمين

  • "حفظ" أو "حفظ باسم" الميزة التي توفرها وثائق معالجة النصوص يسمح للمستخدمين لإعطاء الوثائق أسماء لا تنسى في

    نفس موقع الملف أو في أماكن مختلفة من الملفات.عندما يتم حفظ الوثائق على جهاز كمبيوتر المضمون، وحماية معلومات العميل وسهلة لاسترداد في أي وقت.

    ميزة الحماية بكلمة مرور متوفرة في المستندات المفتوحة يمنع تغييرات غير مصرح بها على وثائق مهمة.وهذا يمكن أن تكون مفيدة إذا تعتمد عدة أشخاص على المعلومات ضمن هذه الوثائق لأداء وظائفهم (على سبيل المثال، معالجات تعويض من شركة التأمين الطبي الذي دفع المطالبات وفقا لاتفاقيات تعاقدية المصنوع من الأطباء).

يوفر الوقت والبيئة

  • عند استخدام ميزات البرنامج معالجة النصوص بالتزامن مع مهارات تنظيمية جيدة، وهذا يوفر على المستخدمين الوقت.بدلا من قضاء الوقت فرز والبحث عن الأوراق misfiled أو في غير محله، وذلك باستخدام ميزة البحث للكمبيوتر يجعل العثور على ملفات بسيطة.

    وعلاوة على ذلك، معالجة النصوص يعود بالفائدة على البيئة من خلال تقليل كمية الأوراق اللازمة لأداء المهام اليومية (على سبيل المثال، وحفظها، وإرسال الرسائل، وإرسال جداول أعمال الاجتماعات).عن طريق إرسال الوثائق عبر البريد الالكتروني المضمون، يتم تخفيض تكلفة البريد والنفايات الورقية بشكل كبير.